信息组织(第3版) 节选

章
信息描述工作
**节信息描述工作概述
一、信息描述工作的要求
    信息描述工作，亦称元数据创建工作、信息资源编目。它是依据描述规则，对信息资
源的特征进行分析、选择、记录的操作过程。对信息资源记录的结果，即为元数据，亦称为
款目。
    元数据是信息资源的代表，同时也是检索系统的基本构成单元，将众多元数据加以有
序地组织就构成检索系统。元数据在检索系统中的作用：一方面是向用户提供信息资源
的目录学信息，供使用者确认信息资源，进行选择；另一方面，元数据记录的各种特征，也
是进行组织和检索的依据，是建立检索工具的基础和前提。在以信息资源为检索对象的
大型机检系统中，各种检索操作和处理，基本上都是在元数据的基础上进行的。这类检索
系统要充分发挥检索功能，都必须依赖元数据对信息资源特征揭示的准确和完备，任何忽
略元数据质量的处理，都会影响这些系统检索功能的发挥。因此，作好元数据的创建工作
十分关键。
    为了保证元数据的质量，信息描述操作必须客观反映信息资源的特征，严格遵循元数
据规范进行操作，一般应做到：
    准确。即对信息资源的描述应真实反映其内容特征，通常应根据描述对象提供的数
据加以记录，必要时，也可以参考其他来源对有关的数据加以纠正，使用户可以通过描述，
对信息资源的特征有一个准确的了解。
    规范。指信息资源的描述应严格遵守相应的描述规范，并在可能时依据相关的规范
文档或控制词表。不仅对传统文献资源类型的描述，应按照系统的要求加以记录；对网络
资源的描述，也应在可能的情况下，采用推荐的描述标准或规范化词表作为工具，以使得
描述结果能取得一致，获得较好的使用效果。
    完备。描述项目应比较完备，使得可以从信息资源的各种特征出发进行检索操作。
文献单位对传统文献的描述一般应按照系统规定的描述级别进行，对各种电子资源，特别
是网络资源的描述，也应该利用相关条件对各种特征进行充分记录，尽可能保证基本数据
的完备。
 二、信息描述工作的方式
    信息描述工作依据不同的划分方法，可以区分出多种类型。
    按照描述的资源对象，信息描述工作，亦即信息资源编目，可以分为文献编目、档案编
目、博物馆藏品编目、网络资源编目等。一般均根据信息资源的特点和相应的描述规范进
行处理。
    按照描述操作的设备条件，信息资源编目可以分为手工编目、机读编目、联机编目等
类型。手T编目直接以手工方式进行描述款目的制作，用于编制卡片式目录或书本式检
索工具；机读编目以计算机为工具，通过输入编目数据，在程序控制下输出书目产品，生成
机读目录和各种手工检索工具；联机编目则可以在联机状态下进行编目操作和提供编目
数据，建立联机检索工具并提供各种产品。
    按照其处理的方式，可以分为原始编目和复制编目两种。所谓原始编目，是指直接根
据信息资源的特征所进行的编目。所谓复制编目，是指利用其他单位已经完成的编目数
据进行的编目。在当前，各种文献单位的元数据创建，基本上是上述两种方法的结合。由
于复制编目可以利用已经有的描述成果，不仅能避免重复劳动，节省精力和时间，而且可
以保证描述的质量，因此在进行信息资源编目时，文献机构一般均首先利用其他单位已有
的编目数据进行复制编目，只有在外部没有编目数据可以供使用的情况下才进行原始编
目。一般情况下，通用性文献部门的复制编目的机会相对较多；文献单位越是专门，可供
复制的描述数据就越少，需要进行原始编目的数据也越多。
    复制编目通常是在获得的已有编目记录的基础上，根据本检索系统的需要进行必要
的调整和修改，即予采用。复制编目的操作要求文献丁作者有较高的专业素养，能对已有
的数据进行专业判断，并合理地进行相应处理，包括：首先，确认该相应的记录；其次，确
定该记录是否已经进行了充分编目；其三，根据系统的需要，对已有的款目进行必要的改
变、增加、删略，使其适合本机构的需要。
    按照编目采用的组织形式，目前占主流的方式为集中编目和共享编目。、
    集中编目是由一中心编目机构进行编目，向其他机构提供编目数据的编目方法。集
中编目一般采用建立全国集中编目中心、地区集中编目中心等形式。其集中编目数据的
提供通常包括发行目录卡片、机读目录数据等方式。在国外，美国国会图书馆、英国不列
颠图书馆均为集中编目中心。我国早在20世纪50年代就由北京图书馆、中国科学院图
书馆、人民大学图书馆等单位联合组成中、西、俄三种语言文献的编目组，向全国发行印刷
目录卡片，并一度实现中文图书随书配卡销售。20世纪70年代后，北京图书馆承担起中
文图书集中编目的任务，向全国发行铅印卡片；其后，上海图书馆承担起全国连续出版物
的集中编目工作；此外，一些机构又开展随书配卡的业务。这一系列活动在文献单位提高
编目质量，减少重复劳动等方面发挥了巨大的作用。目前，这类活动通常采用提供机读目
录数据的方式进行。

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